Die Entfernungspauschale – was Arbeitnehmer dazu wissen müssen

Über die Entfernungspauschale, meist Pendlerpauschale genannt, werden Fahrtkosten steuerlich berücksichtigt, die beim Arbeitsweg entstehen. So wird sie berechnet.

• Es zählen die Entfernung zum Arbeitsplatz und die Zahl der Arbeitstage

• Seit 1. Januar 2022 liegt sie ab dem 21. Kilometer bei 38 Cent pro Kilometer

• Die Regelung gilt bis 2026 und unabhängig vom benutzten Verkehrsmittel

Fahrtkosten, die Pendlerinnen und Pendlern beim Weg zur Arbeit entstehen, können diese steuerlich beim Finanzamt geltend machen. Dafür gibt es die Pendlerpauschale, die in der Steuererklärung unter die Werbungskosten fällt und das zu versteuernde Einkommen eines Jahres mindert. Nicht nur Arbeitnehmer, sondern auch Selbstständige können von ihr profitieren.

Wie viele Kilometer und Tage zählen?

Für die Berechnung der Pendlerpauschale zählt die einfache Entfernung von der Wohnung zum Arbeitsplatz (offiziell "erste Tätigkeitsstätte"). Auch wer diesen Weg beispielsweise viermal täglich zurücklegt, weil er sein Mittagessen zu Hause einnimmt, kann nur eine Strecke geltend machen. Gezählt wird vom ersten Kilometer an, die Entfernung wird dann auf ganze Kilometer abgerundet. Manchmal wird daher auch von "Kilometerpauschale" gesprochen. Maßgeblich für die Kalkulation der Kilometer ist in jedem Fall die kürzeste Straßenverbindung. Ob man in Voll- oder Teilzeit arbeitet, ist nicht relevant.

Bei der Pendlerpauschale erkennt der Fiskus nur die tatsächlichen Arbeitstage am Arbeitsplatz an. Das bedeutet: Von den in der Regel 365 Tagen im Jahr muss man zunächst die Wochenenden und Feiertage abziehen. Bei einer Fünf-Tage-Woche ergibt das etwa 250 Arbeitstage pro Jahr, wobei es je nach Bundesland ein bis zwei Tage mehr oder weniger sind. Bei der Zahl der Arbeitstage nach Bundesländern sind danach noch Urlaubs-, Homeoffice- und Krankheitstage herauszurechnen.

Welche Verkehrsmittel kommen infrage?

Die Pendlerpauschale gilt nicht nur für Auto- und Motorradfahrer. Auch Arbeitnehmer und Selbstständige, die zu Fuß, mit dem Fahrrad, E-Bike und öffentlichen Verkehrsmitteln des Nah- und Fernverkehrs oder in Fahrgemeinschaften zur Arbeit pendeln, können sie beanspruchen. Benutzen Arbeitnehmer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mehrere Verkehrsmittel, müssen sie diese separat in die Steuererklärung eintragen.

Falls die Kosten für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel den im Kalenderjahr insgesamt als Entfer­nungs­pau­scha­le ansetzbaren Betrag übersteigen, kann man die tatsächlichen Kosten stattdessen in der Steuererklärung eintragen.

Wie hoch ist die Pendlerpauschale?

Für die ersten 20 Kilometer der einfachen Fahrtstrecke zwischen Wohnung und Arbeitsplatz erhält man 30 Cent pro Kilometer an Steuervergünstigung vom Staat. Berufstätige, die weitere Strecken zurücklegen müssen, können mehr Fahrtkosten geltend machen: Ab dem 21. Kilometer beträgt die Pendlerpauschale 38 Cent pro Kilometer. Die Regelung gilt seit 1. Januar 2022 und bis Ende 2026.

Die Entfernungspauschale macht sich steuerlich allerdings nur bemerkbar, wenn die Ausgaben für den Arbeitsweg in Summe den Werbungskosten-Pauschbetrag für alle beruflichen Aufwendungen übersteigen: Das Finanzamt berücksichtigt hier 1230 Euro pro Jahr automatisch und ohne Belege.

Wie berechnet man die Pendlerpauschale?

Ein einfaches Beispiel für das Jahr 2023: Eine Pendlerin in Sachsen hat zwischen ihrer Wohnung und dem Arbeitsplatz regelmäßig eine Strecke von 22 Kilometern zurückgelegt. Und das bei einer Fünf-Tage-Woche ohne Homeoffice-Option. Von den nach Abzug von Wochenend- und Feiertagen verbleibenden 250 Arbeitstagen im Freistaat zieht sie ihre 30 Urlaubs- sowie 3 Krankheitstage ab. Sie war also tatsächlich an 217 Tagen zur Arbeit unterwegs.

Zur Ermittlung der Entfernungspauschale nutzt sie folgenden Rechenweg: 20 (Kilometer) mal 217 (Arbeitstage) mal 30 Cent plus 2 (Kilometer) mal 217 (Arbeitstage) mal 38 Cent. Somit beträgt der Wert, den sie in der Steuererklärung für 2023 geltend machen kann, insgesamt 1466,92 Euro.

Achtung bei Fahrtkostenzuschuss oder Jobticket

Die Entfernungspauschale können Arbeitnehmer trotz eines steuerfreien Fahrtkostenzuschusses vom Arbeitgeber in der Steuererklärung geltend machen. In diesem Fall reduziert der vom Chef freiwillig gezahlte Fahrtkostenzuschuss allerdings die von Beschäftigten in der Steuererklärung absetzbare Pendlerpauschale. Das Finanzamt rechnet dann nur die Differenz als Werbungskosten an. Dasselbe gilt, wenn das Unternehmen den Mitarbeitenden steuerfreie Jobtickets gewährt.

Um Steuern zu sparen orientiert sich der Fahrtkostenzuschuss an der Entfernungspauschale. Auf den ersten 20 Kilometern beträgt er also meistens 30 Cent pro Kilometer des einfachen, täglichen Arbeitswegs, multipliziert mit der Anzahl der Arbeitstage pro Monat. Ab dem 21. Kilometer erhöht sich der Fahrtkostenzuschuss in den Steuerjahren 2022 bis 2026 auf 0,38 Cent je Kilometer.

Was ist mit der Homeoffice-Pauschale?

Für die Tage im Homeoffice darf man in der Regel keine Fahrtkosten geltend machen. Die zunehmende Arbeit von zu Hause reduziert für viele bisherige Berufspendler nämlich die Aufwendungen für den Arbeitsweg – und damit auch die über die Entfernungspauschale absetzbaren Werbungskosten.

Weil die Bestimmungen des Fiskus für Arbeitszimmer innerhalb der Wohnung eher restriktiv sind, wurde eine Homeoffice-Pauschale eingeführt. Für 2023 können Beschäftigte für bis zu 210 Tage sechs Euro pro Tag in der Steuererklärung ansetzen – also bis zu 1260 Euro. Die Homeoffice-Pauschale gilt auch dann, wenn kein häusliches Arbeitszimmer zur Verfügung steht.

Welcher Höchstbetrag ist zu beachten?

Ist der Arbeitnehmer mit dem eigenen Auto unterwegs, kennt das Finanzamt steuerlich keinen Höchstbetrag. Werden für den Weg zur Arbeit öffentliche Verkehrsmittel benutzt, liegt die Höchstgrenze der Entfernungspauschale grundsätzlich bei 4500 Euro pro Jahr.

Nachgewiesene höhere tatsächliche ÖPNV-Kosten können in vollem Umfang angesetzt werden. Wer von seinem Arbeitgeber zusätzlich zum Arbeitslohn ein steuerfreies oder pauschal besteuertes Jobticket erhält, muss dies dem Finanzamt in der Steuererklärung melden.

Inwiefern sind Nachweise erforderlich?

Liegt die ermittelte Entfernungspauschale unter 4500 Euro, so sind in der Regel keine Nachweise oder Unterlagen erforderlich. Wer allerdings beim Finanzamt mehr als 230 (bei einer Fünf-Tage-Woche) beziehungsweise 280 (bei einer Sechstagewoche) Fahrten pro Jahr angibt, muss diese nachweisen. Das ist durch ein Fahrtenbuch oder eine Bescheinigung des Arbeitgebers möglich.

Wann lohnt sich die Pendlerpauschale?

Pauschal und ohne Nachweis berücksichtigt der Fiskus für jeden Arbeitnehmer jährlich 1230 Euro Werbungskosten. Auch dann, wenn keine beruflich veranlassten Ausgaben angefallen sind. Die Pendlerpauschale in der Steuererklärung anzugeben lohnt sich erst, wenn man diesen Betrag unter Berücksichtigung aller Werbungskosten überschreitet.

Das ist zum Beispiel bei 225 Arbeitstagen im Jahr und ab einem Arbeitsweg von knapp 19 Kilometern möglich. Kommen weitere berufsbedingte Ausgaben, etwa für Fortbildungen oder Fachliteratur dazu, können diese zusätzlich geltend gemacht werden und senken den Betrag, ab dem sich die Angabe der Entfernungspauschale lohnt.

Laut einer ADAC Umfrage unter Autopendlern dürfte aktuell knapp die Hälfte von ihnen von der Entfernungspauschale profitieren. Fast 50 Prozent der befragten Berufspendler legt Arbeitswege von 20 Kilometern oder mehr zurück. Im Umkehrschluss müssen jedoch viele ohne den finanziellen Ausgleich auskommen. Davon haben einige keine realistische Alternative zum Auto, weshalb sich der ADAC für eine höhere Pendlerpauschale ab dem ersten Kilometer eingesetzt hat.

Das fordert der ADAC

Angesichts stark gestiegener Kosten für Autofahrer setzt sich der ADAC für eine höhere Pendlerpauschale bereits ab dem ersten Kilometer ein.